TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄ
Toimintajärjestelmämme perustuu kansainvälisiin johtamisjärjestelmästandardeihin ISO 9001, ISO 14001 ja OHSAS 18001.
Järjestelmämme rakenne koostuu:
Toimintakäsikirjasta
Prosessikuvauksista ja yhteisistä yleisohjeista
Työohjeista ja ulkoa tulevista viiteohjeista
Lomakkeista, tallenteista, tiedostoista, tietokannoista, arkistosta
Toimintajärjestelmämme on laadittu sähköiselle IMS-alustalle.
Sähköisen alustan avulla:
Laaditaan ohjeita ja kuvauksia
Dokumentit tarvittaessa tarkistetaan ja hyväksytään
Päivitetään ja hallitaan versioita
Hallitaan tehtäviä
IMS-OHJELMISTO
IMS-ohjelmisto on paikkariippumaton ja selainpohjainen SaaS-palvelu, jonka avulla rakennat organisaatiollenne oman laatujärjestelmän, johtamisjärjestelmän tai toimintajärjestelmän. IMS soveltuu esimerkiksi ISO 9001 -standardin mukaisen laatujärjestelmän rakentamiseen, ylläpitoon ja kehittämiseen. Ohjelmiston osiot ja toiminnallisuudet vastaavat ISO-standardien vaatimuksiin. Selainpohjaisella IMS-ohjelmistolla yhtenäistät ja parannat organisaation toimintoja jatkuvan parantamisen periaatteiden mukaisesti.
PROSESSIEN KUVAAMINEN
IMS-ohjelmiston helppokäyttöisen piirtotyökalun avulla luot selkeät kuvaukset yrityksen ydinprosseista ja tukiprosesseista.
IMSin Prosessit-osio hyödyntää Arterin luomaa kolmisivutekniikkaa. Sillä tarkoitetaan prosessikuvausta, joka sisältää prosessikaavion lisäksi yhteenvetosivun prosessin keskeisistä asioista, sekä vaiheiden kuvaus -sivun, jossa voit avata tarkemmin prosessin työvaiheita. Kolmisivutekniikan ansiosta sinun ei tarvitse mahduttaa prosessikaaviokuvaan kaikkea prosessin toteuttamiseen liittyvää tietoa.
Lisäksi linkityksien avulla liität vaivattomasti prosesseihin kaiken niihin liittyvän dokumentaation esimerkiksi riskienhallinnan tai yksittäiset ohjeistukset.
"Eup:in sähköisestä
toimintaympäristöstä löytyy kaikki ajantasainen tieto, nopeasti ja missä vaan."
Liha-alan Laatupäällikkö
Dokumenttienhallinta
Tee dokumenttienhallinnasta helppoa!
IMS-ohjelmiston dokumentit-osion avulla ylläpidät, versioit ja arkistoit asiakirjoja yhdessä paikassa. Järjestelmällä hallinnoidaan sekä toimintaa ohjaavia, että toiminnan tuloksena syntyviä dokumentteja. IMS mahdollistaa selkeän vastuutuksen luomisen dokumenttien tarkastus-, hyväksyntä-, katselmointi- ja versiointikäytännöille.
Dokumenttien ja asiakirjojen löytäminen on helppoa hierarkkisen hakemistorakenteen ja dokumenttipuun lisäksi erilaisten hakutoimintojen avulla. Dokumenttien haun apuna voit käyttää esimerkiksi hakusanoja, tunnisteita tai vastuuhenkilöitä. Voit hakea sisällöstä myös viimeksi päivitettyjä dokumentteja tai omia suosikkejasi.
Käsikirjojen luominen ja ylläpito
Luo ja ylläpidä tarvittavia käsikirjoja IMS-ohjelmiston selainpohjaisella tekstinkäsittelyohjelmalla.
Enää sinun ei tarvitse keräillä uusimpia tietoja käsikirjoihin, sillä linkittäessäsi käsikirjoihin prosessikuvauksia, mittareita ja ohjeita, ne päivittyvät käsikirjaan samaan aikaan, kun niitä päivitetään omissa osioissaan.
Lisäksi voit jakaa käsikirjan osioiden ylläpidon eri henkilöille valtuuttamalla kirjoittamisen ja ylläpidon esimerkiksi kappalekohtaisesti.
Laadi IMS-ohjelmiston avulla niin toiminta- tai johtosäännön, myyntikäsikirjan, omavalvontasuunnitelman, itsearvioinnin taustakuvauksen, perehdytyskäsikirjan kuin laatupalkintohakemuksenkin.
Raportointi
Tee palautteiden, läheltäpititilanteiden ja poikkeamien kirjaamisesta, seurannasta ja käsittelystä helppoa!
IMS-ohjelmisto tarjoaa tehokkaan ja paikkariippumattoman työkalun palautteiden ja arviointien tapahtumahallintaan. Raporttien tekeminen onnistuu joko tietokoneella tai puhelimella.
Luo vakiomuotoisia lomakepohjia esimerkiksi kehitysehdotusten, poikkeamien, reklamaatioiden tai arviointien kirjaukseen. Lisäksi pystyt vastuuttamaan saapuneiden palautteiden tai poikkeamien hoitamisen haluamallesi ohjelmiston käyttäjälle.
Toiminnan mittaaminen
IMSin visuaalinen mittaristo auttaa sinua toiminnan seurannassa ja parantamisessa - Luot tietoperusteisen pohjan toimenpidepäätöksille.
Voit ylläpitää mittareita manuaalisesti tai yhdistää niitä haluamaasi tietolähteeseen IMSissä, jolloin tiedot päivittyvät mittareihin automaattisesti. Ohjelmisto mahdollistaa mittareiden manuaalisen päivittämisen vastuuttamisen yksittäisille käyttäjille tai käyttäjäryhmille, jolloin järjestelmä muistuttaa henkilöitä puuttuvista arvoista.
Mittarit-osion avulla jaat organisaation strategian toteuttamisen selkeiksi tavoitteiksi ja mittareiksi.
Riskienhallinta
Kokonaisvaltainen laatu-, johtamis- tai toimintajärjestelmä vaatii tuekseen ammattimaista riskienhallintaa, lisäksi riskilähtöisyys nostettiin päätöksenteon perustaksi vuoden 2015 ISO 9001 -standardissa.
IMS-ohjelmiston riskienhallinnan Riskit-osiossa voit luokitella ja analysoida riskejä, sekä liittää niihin riskiarviointeja, todennäköisyyksiä ja vaikuttavuuksia. Riskien kirjaamisen voit aloittaa joko käyttämällä IMSin oletusasetuksia tai muokkaamalla niitä omiin tarpeisiisi sopivaksi.
Riskit-osio yhdistyy IMS-toimintajärjestelmän muihin osioihin linkitysten kautta. Riskien liittäminen IMS-ohjelmistolla kuvattuihin prosesseihin, mittareihin ja käsikirjoihin täydentää hyvin esimerkiksi ISO-standardien mukaista laatujärjestelmää.
IMS-ohjelmiston tietoturva
Arterin ohjelmistojen tuotekehitys ja pilvipalvelimeet sijaitsevat Suomessa ja IMSin käyttö tapahtuu TLS-suojattua yhteyttä käyttäen. Pilvipalvelun toimittaja, Arter, vastaa sisällön varmuuskopioinnista, joka tapahtuu ajastetusti vuorokausittain. Pilvipalvelimien toimintaa monitoroidaan ja tietoturvauhkiin reagoidaan välittömästi. IMS-ohjelmisto voidaan asentaa asiakkaan sisäverkkoon, jolloin saavutetaan intranet-sivujen tasoinen tietoturva.
